Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi
yang disiapkan untuk menangani keseluruhan proses manajemen Rumah Sakit, mulai
dari pelayanan diagnosa dan tindakan untuk pasien, medical record, apotek,
gudang farmasi, penagihan, database personalia, penggajian karyawan,
proses akuntansi sampai dengan pengendalian oleh manajemen.
saat ini Sistem Informasi Manajemen sudah merupakan keharusan bagi suatu
perusahaan apabila perusahaan maupun organisasi tersebut menginginkan
pertumbuhan, baik bagi perusahaan yang profit oriented maupun non profit
oriented. Berikut beberapa penggunaan Sistem informasi Manajemen di
beberapa perusahaan.
Pada
kenyataannya, terdapat banyak jenis proyek-proyek sistem informasi. Dari yang
bersifat strategis, seperti penyusunan buku biru pengembangan sistem informasi
perusahaan : analisa kebutuhan system informasi, perencanaan strategis sistem
informasi, manajemen resiko sistem informasi; sampai dengan yang sangat teknis
: seperti instalasi infrastruktur jaringan, implementasi paket aplikasi yang dibeli
di pasaran, pembuatan software untuk keperluan tertentu, audit teknologi
informasi, pembangunan jaringan pengaman sistem, dan lain sebagainya.
Sebelum sistem
yang bersangkutan menjadi bagian integral dari perusahaan, biasanya sebuah tim
dibentuk untuk melaksanakan sebuah proyek pengembangan sistem informasi.
Dilihat dari
sisi SDM-nya, struktur proyek sistem informasi melibatkan paling tidak tiga
unsur: para karyawan dari divisi-divisi yang terkait dengan sistem informasi
(Divisi Teknologi Informasi, Departemen EDP, Dinas Sistem Informasi, dan
lainlain), konsultan eksternal yang disewa khusus sebagai tenaga ahli dan
spesialis, serta para vendor sebagai penyedia perangkat keras dan perangkat
lunak.
Project Sponsor adalah seorang manajemen puncak
(beserta anggota tim jika perlu), yang diserahkan tugas khusus oleh perusahaan
sebagai penanggung jawab proyek sistem informasi. Paling tidak salah seorang
anggota direksi harus berada dalam tim ini untuk mencegah hambatan-hambatan berarti
dalam pelaksanaan proyek.
Secara
prinsip, Direktur Utama atau Presiden Direkturlah yang harus menjadi Project
Sponsor. Project Sponsor inilah yang kemudian akan mencari rekanan atau seorang
Project Partner dari sebuah perusahaan konsultan yang memang sudah ahli di
bidang perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang dimaksud.
Project Partner Sebagai pemegang jabatan tertinggi
dari sebuah perusahaan konsultan, bertanggung jawab untuk mempersiapkan tim
khusus dari multi disiplin sebagai anggota proyek yang akan dijalankan. Project
Partner bertanggung jawab secara langsung kepada Project Sponsor yang
menyewanya. Bagi seorang Project Partner, bagian yang terpenting dalam
melakukan seleksi dan memilih anggota tim adalah memilih Project Manager yang
memiliki kompetensi dan keahlian khusus dalam menangani proyek sistem informasi
ini.
Project Manager Selain harus memiliki pengalaman
dan pengetahuan dalam menangani proyek-proyek sejenis, harus pula memiliki
kemampuan leadership yang baik dan tingkat aksetibilitas yang tinggi di mata perusahaan
dan para anggota tim yang direkrut, disamping kebiasaan bekerja keras dan
kondisi kesehatan yang prima. Dapat dikatakan bahwa Project Manager merupakan
kunci kesuksesan proyek terkait karena ditangannyalah tanggung jawab tertinggi
pelaksanaan proyek secara operasional berada. Dalam merencanakan, memonitor,
dan mengontrol proyek sehari-hari, seorang Project Manager dibantu oleh tiga
tim : Project Management, Project Administration, dan Quality Assurance.
Project Management terdiri dari para praktisi yang
biasa menangani aktivitas-aktivitas komersial berbasis proyek. Fungsinya untuk
membantu Project Manager dalam mengontrol pemakaian sumber daya-sumber daya
terbatas dalam proyek (keuangan, SDM, waktu, kertas, alat-alat tulis, dan lain
sebagainya) agar sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan sebelumnya.Mereka pulalah
yang harus memberitahu Project Manager jika ada hal-hal yang dapat mengakibatkan tertundanya
proyek dan memberikan usulan-usulan atau rekomendasi terhadap kendala tersebut.
Biasanya tim ini mempergunakan software khusus, seperti Microsoft Project,
Artemis, atau Primaver, dalam membantu kegiatannya sehari-hari.
Project Administration adalah tim yang bertanggung jawab
terhadap pengaturan dan penyimpanan segala jenis dokumen yang terlibat dalam
proyek. Mulai dari proposal dan kontrak proyek, sampai dengan hasil wawancara
atau notulen setiap pertemuan formal maupun informal. Disamping dokumen,
hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi antara anggota proyek dengan
perusahaan dan vendors juga harus dikelola oleh tim ini. Agar segalanya
berjalan dengan lancar, biasanya Project Administration sudah memiliki standar
dokumen dan prosedur yang harus diikuti oleh seluruh anggota proyek agar proses
administrasi berjalan dengan efektif dan secara efisien.
Quality Assurance terdiri dari tim yang mengawasi
agar pelaksanaan proyek dapat selalu terjamin kualitasnya sesuai dengan standar
mutu yang ada (standar lokal perusahaan konsultan yang bersangkutan atau
standar internasional seperti ISO). Fokus
dari tim Quality Assurance lebih pada kualitas dari outputoutput yang
dihasilkan oleh proyek ini, seperti laporan, rekomendasi, desain, perangkat
lunak, perangkat keras, dan lain sebagainya. Tim inti proyek sistem informasi
dapat dikategorikan menjadi tiga bagian utama : Information Management,
Information System, dan Information Technology.
Information Management atau Information System merupakan
kumpulan para ahli manajemen yang sangat menguasai ilmu informasi untuk
kebutuhan bisnis. Menganalisa dan menangani aspek-aspek bisnis dan manajemen
(relationship oriente) dari suatu sistem informasi (relasi antara sistem
informasi dengan fungsi-fungsi organisasi lainnya, hubungan antara sistem
informasi dengan manajemen kunci perusahaan, dan lain sebagainya) merupakan
tanggung jawab dari tim ini, seperti :
·
Para
ahli manajemen perubahan yang akan mengusulkan cara terbaik implementasi sebuah
sistem baru sebagai pengganti sistem lama;
·
Pakar
analisa cost-benefit akan melihat aspek-aspek informasi dari kacamata
pembiayaan investasi dan manfaat yang diberikan kepada perusahaan;
·
Ahli
bisnis pada industri dimana perusahaan berada akan sangat mempercepat proses
analisa dan meningkatkan kualitas output karena pengalaman yang telah dimiliki;
·
Pakar
pembuatan perencanaan bisnis perusahaan akan menjaga agar proyek system
informasi yang dijalankan sejalan dan tidak berada di luar jalur-jalur kerangka
strategi perusahaan yang telah disepakati;
·
Ahli
audit teknologi informasi akan menilai seberapa jauh efektivitas sistem yang
ada sekarang dengan kebutuhan bisnis, dan bagaimana keamanan sistem sehubungan
dengan kontrol internal perusahaan; dan lain sebagainya.
Information System akan memfokuskan diri pada jenis-jenis informasi apa yang
dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis sehari-hari (demand
oriented) dan hal-hal lain yang berkaitan dengannya, seperti :
·
Ahli
strategi sistem informasi merupakan pakar utama yang dibutuhkan tim untuk
mendefinisikan jenis-jenis informasi yang harus dihasilkan dengan segala
karakteristiknya bagi perusahaan;
·
Pakar
manajemen resiko akan melihat resiko bisnis yang mungkin dihadapi seandainya
terjadi kesalahan atau hal-hal lain dalam sistem informasi yang dibangun;
·
Ahli
contingency planning akan mempersiapkan prosedur yang harus dilakukan
perusahaan jika ada gangguan teknis sistem yang dapat menggangu aktivitas
perusahaan;
·
Pakar
manajemen proyek akan mempersiapkan strategi dalam menjalankan portfolio proyek
sistem informasi yang beragam berdasarkan skala prioritas dan keterbatasan
sumber daya;
·
Spesialisasi
suports dan services yang akan mengajukan usulan bagaimana memelihara sistem
informasi setelah proyek selesai dilaksanakan (pasca implementasi), termasuk di
dalamnya kemungkinan outsourcing, usulan pembangunan infrastruktur khusus (call
center, help desk, dan lain-lain), sampai dengan prosedur-prosedur yang harus
dilakukan.
Information Technology yang merupakan jawaban atas
kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan (supply oriented). Semua
rencana strategis yang telah disusun oleh kedua tim sebelumnya pada akhirnya
harus diimplementasikan secara teknis. Dilihat dari karakteristik pekerjaannya,
biasanya ada empat jenis pengembangan teknologi yang dilakukan:
· Membangun
infrastruktur jaringan teknologi informasi, biasanya berupa proyekproyek perencananaan
dan pembangunan jaringan komunikasi seperti LAN (Local Area Network), WAN (Wide
Area Network), Intranet, Internet, dan Extranet;
· Membeli
paket software atau hardware yang siap pakai di pasaran dan
mengimplementasikannya dalam perusahaan (package implementation);
·
Membuat
software sendiri berdasarkan kebutuhan dan desain yang dibuat oleh tim yang
dibentuk secara khusus oleh perusahaan (custom development atau in-house
development); atau
·
Melakukan
dua atau ketiga hal diatas dan mengintegrasikannya satu sama lain (system
integration).
Sebagai
catatan, struktur yang dijelaskan ini merupakan suatu struktur yang ideal danbiasanya selalu dipergunakan untuk proyek-proyek
sistem informasi berskala menengah keatas. Untuk proyek-proyek kecil dan
spesifik, beberapa fungsi dapat dihilangkan karenatidak begitu signifikan.
Terlalu banyak SDM yang terlibat dalam suatu proyek sisteminformasi belum tentu
mempercepat pelaksanaan proyek, terlalu sedikit juga akan memilikipotensi
mengurangi kualitas output. Terlihat bahwa vendor-vendor teknologi informasi
akan menjadi bagian
Sistem ini berfungsi untuk :
- Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun
sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman,
barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan
kedatangan barang setelah sampai di tujuan.
- Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang
perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan
no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.
- Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.
- Mengetahui apakah adanya pengembalian
barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku
terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.
- Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima
termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.
Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan
kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer
hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah
pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing
(DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang
mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan
baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan
untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera
diterima oleh perusahaan besar.
Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat
manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat
manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung
kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan
informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
6. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi
kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak
jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile
transmission.
7. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis
yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan
buatan (artificial intelligence).
E. Kemampuan Sebuah system informasi Manajemen
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang
dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis
menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan
kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang
direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal
pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang
berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu
ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat
memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan
kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan
informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan
teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor